SIM, Yasmin Al-Hakim, Hapzi Ali, Pengguna dan Pengembang Sistem, Universitas Mercu Buana, 2017

~ Yasmin Al-Hakim

Nama                     : Yasmin Al-Hakim (43215010281) // Akuntansi

Mata Kuliah           : Sistem Informasi Manajemen – Pertemuan 4

Dosen Pengampu   : Prof. Dr. Hapzi Ali, CMA

 

Pengguna dan Pengembang Sistem

 

Jika organisasi memiliki sebuah tim yang bagus untuk sebuah proyek, namun mereka berada di tempat yang berjauhan, ada yang berada di Indonesia bagian timur, ada yang berada di Indonesia bagian barat, ada yang sedang berada dalam perjalanan, dan sementara itu, seorang manajer harus mengendalikan kelompok telekomuter dan para pegawai yang berjumlah sedikit namun seringkali harus berdinas luar. Kondisi tersebut mustahil untuk melakukan koordinasi dalam rangka mencapai tujuan organisasi, apabila akan dijangkau secara fisik.

Namun dengan kemajuan Teknologi Informasi, koordinasi tersebut menjadi sangat mungkin untuk dilakukan. Dengan hanya akses Internet pada situs yang sama, maka semua tingkatan manajemen dalam perusahaan tersebut dapat melakukan komunikasi secara langsung sebagai bentuk dari koordinasi dalam dunia maya (virtual world), dengan kata lain telah terjadi koordinasi dalam “kantor elektronik”. Alternatif lain yang menawarkan solusi dalam melakukan koordinasi melalui Teknologi Informasi adalah dengan membuat Kantor Maya (Virtual Office) di suatu website. Biayanya relatif murah dan bahkan semua orang dengan koneksi Internet dapat menjadi bagian darinya.

 

Fenomena yang mengawali terbentuknya kantor maya :

  1. Kemajuan teknologi dan penekanan biaya

 

Kemajuan teknologi terus mendorong dunia bisnis bergerak semakin cepat. Bahkan setelah berusaha mengurangi (atau bahkan meniadakan) penggunaan kertas, kini timbul upaya untuk mewujudkan mengurangi penggunaan lingkungan kantor secara fisik. Pengurangan bahkan peniadaan tersebut bertujuan sama, yaitu efisiensi kerja yang berujung pada penekanan biaya (cost reduction).

 

  1. Meningkatkan produktifitas dan kecepatan pertukaran informasi

Kantor virtual merupakan implementasi dari upaya otomasi perkantoran (office automation) yang bertujuan membantu karyawan untuk meningkatkan produktifitas mereka. Keberadaan  kantor virtual menyebabkan seorang karyawan dapat “datang dan pergi” (commute) ke kantor secara cepat. Karena sebetulnya, kedatangan dan kepergian karyawan tersebut berlangsung secara virtual tidak secara fisik hadir di lingkungan kantor.

 

Persepsi saya tentang kantor maya di dalam menjalankan bisnis sangat positif, terutama dalam persaingan bisnis yang semakin kompetitif ini dan saya pun menyukai berbagai keuntungan dari adanya kantor maya ini, antara lain :

  1. Pengurangan biaya fasilitas, seperti peniadaan biaya sewa kantor, maupun peniadaan biaya perluasan ruangan. Perusahaan tidak perlu terbebani dengan sewa, KPR dan kontrak sewa.
  2. Pengurangan biaya peralatan, karyawan yang bekerja melalui kantor virtual tidak lagi membutuhkan meja, kursi hingga lemari arsip di kantor secara fisik.
  3. Jaringan komunikasi formal, seluruh bentuk komunikasi terjadi melalui kantor virtual dan tercatat secara formal.
  4. Pengurangan halangan kerja, halangan kerja seperti hujan, jalan macet, atau mobil mogok sudah tidak dapat lagi menjadi alasan karyawan untuk tidak bekerja.
  5. Keuntungan kontribusi sosial, kantor virtual memberikan kemampuan perusahaan untuk mempekerjakan karyawan yang memiliki tanggungan anak-anak kecil, orang cacat, maupun lansia di rumahnya.
  6. Keuntungan bagi bisnis startup, kantor maya sangat memudahkan bagi fase awal startup yang hanya memiliki sedikit modal.

 

Office Automation atau otomatisasi kantor adalah penggunaan alat elektronik untuk memudahkan komunikasi formal dan informal terutama berkaitan dengan komunikasi informasi dengan orang-orang di dalam dan di luar perusahaan untuk meningkatkan produktivitas kerja.

Office Automation (OA) System mampu mendukung pekerjaan pada suatu perusahaan secara luas, biasanya digunakan untuk meningkatkan aliran pekerjaan dan komunikasi antar sesama pekerja, tidak peduli apakah pekerja tadi berada di satu lokasi yang sama ataupun tidak.

Office Automation System digunakan untuk mendapatkan semua informasi bagi yang membutuhkannya. Bidang aplikasi Sistem Informasi Perkantoran (Office Automation/OA) yang banyak diimplementasikan pada perkantoran modern saat ini antara lain EPS, ECommS, IPS, OMS dan ECS. Berikut penjelasannya :

 

  1. EPS (Electronic Publishing System)

EPS adalah suatu sistem elektronik yang digunakan untuk mengatur format informasi ke bentuk yang tepat untuk disajikan kepada pengguna. Pada umumnya, informasi tersebut berupa text. Implementasi EPS pada perkantoran modern, antara lain :

  • Word Processing

Word Processing merupakan penggunaan suatu perangkat lunak untuk mengatur format dokumen (isinya berupa : text, grafik, dll) ke bentuk yang diinginkan. Contoh dokumen yang dihasilakan Word Processing adalah surat, undangan, brosur, laporan, memo,dll. Contoh aplikasi Word Processing ialah MS Word, WordStar, WordPerfect, OpenOffice, dll

 

 

 

 

  • Desktop Publishing

Desktop Publishing merupakan sistem sinkronisasi antara typed document dengan printed document. Dengan kata lain, tugas utama Desktop Publishing adalah memastikan agar dokumen yang dicetak sama persis dengan dokumen yang diketik di layar komputer

 

  1. ECommS (Electronic Communication System)

ECommS adalah pemanfaatan segala jenis alat komunikasi elektronik. Implementasi ECommS pada perkantoran modern, antara lain :

  • ECommS Computer Based adalah ECommS yang menggunakan perangkat komputer, contohnya :
    • E-mail
    • Chatting
    • Teleconference (konferensi jarak jauh). Contoh aplikasi: Windows NetMeeting
    • Segala komunikasi yang menggunakan computer network. Computer Network adalah sejumlah komputer yg saling terhubung satu dengan yang lain dan dapat melakukan suatu bentuk komunikasi serta berbagi data. Computer Network dibagi menjadi tiga yaitu LAN, MAN dan MAN – Internet

 

  • ECommS Non Computer Based adalah ECommS yang tidak menggunakan perangkat komputer, contohnya :
    • Fax atau Winfax adalah sistem yang dapat menduplikasi hardcopy material pada remote location
    • PBX (Private Branch Exchange) atau PABX (Private Automatic Branch Exchange) adalah alat pembagi saluran telepon eksternal menjadi beberapa saluran telepon internal

 

  1. IPS (Image Processing System)

IPS adalah sistem yang mengatur bagaimana memproses data maupun informasi dalam format chart, grafik atau gambar. Implementasi IPS pada perkantoran modern, antara lain :

  • Create Chart
  • Create, Retouching image (Photoshop, Corel, Gimp, dll)
  • Presentation Graphic merupakan cara menampilkan informasi yang berupa grafik untuk keperluan presentasi. Media untuk Presentation Graphic adalah Paper, Transparancy + OHP, White Board, Computer + Imager
  • Multimedia System cara menampilkan informasi dalam format multimedia (teks, audio, grafik, movie) untuk keperluan presentasi. Media untuk Multimedia System adalah Sound (Speech, Non speech), Visual, Mixed Mode

 

 

 

  1. OMS (Office Management System)

OMS adalah sistem yang mengatur dan mengoptimalkan bagaimana memanfaatkan sumber daya dalam suatu perkantoran secara optimal. Implementasi OMS pada perkantoran modern, antara lain :

  • E-Office Accounting System
  • E-Schedulling
  • E-White Board yang dapat berisi Enterprice News, Enterprise Schedule dan Enterprise Address Book
  • Task Management (pengaturan pekerjaan) untuk mengatur penjadwalan penyelesaian suatu pekerjaan, kontrol penyelesaian dan alokasi sumber daya. Contoh : MS Project, Primavera
  • OMS dengan menggunakan aplikasi : Ms Exchange + Ms Outlook, Lotus Domino + Notes, Kolab dan EBDesk

 

  1. ECS (Electronic Collaboration System)

ECS adalah sistem yang mengatur bagaimana melakukan kolaborasi secara elektronik. Implementasi ECS pada perkantoran modern, antara lain :

  • Discussion Group
  • Document Sharing
  • Mailing List

 

Karena saya belum bekerja dan sebagai mahasiswa saya masih berada dalam ruang lingkup universitas, berdasarkan hasil pengamatan saya, Office Automation (OA) System yang diimplementasikan Universitas Mercu Buana antara lain :

  • Word Processing dimana saya surat edaran informasi diketik dalam bentuk format text.
  • Desktop Publishing dimana surat informasi tersebut dicetak.
  • Computer Network (LAN – Local Area Network) dimana untuk saling berkomunikasi secara internal, pegawai menggunakan LAN.
  • E-mail dimana saya sering mendapat informasi mengenai beasiswa atau lainnya dalam e-mail saya dari pihak Mercu.
  • Presentation Graphic dimana pamflet-pamflet mengenai jadwal perkuliahan, KRS dan lain-lain dalam bentuk gambar.

 

 

 

 

 

 

Daftar Pustaka

 

Raymond Mc Leod, Management Informastion System, a Study of Computer-Based Information System, Prentice Hall, 8th edition, 2001

Henry F. Korth, Abraham Silberschatz, Database System Concepts, Mc Graw Hill, 2nd edition, 1995.

Dwi, Eko, 2017. https://www.dinus.ac.id/artikel/kantor-modern.html, (21 September 2017, 16:15)

Anonim, 2017. https://www.bersosial.com/threads/alasan-penggunaan-virtual-office.36465/, (21 September 2017, 16:15)

Anonymous, 2017. http://www.automationindo.com/article/220/fungsi-dan-pengguna-oas-office-automation-system#.WcqSyNbTSHs. (27 September 2017, 01:20)

Toto, 2017. http://totoharyanto.staff.ipb.ac.id/files/2011/09/SI_Perkantoran_Kelompok_1.pdf. (27 September 2017, 01:31)

Published by Yasmin Al-Hakim

Leave a comment